Was bedeutet eigentlich Stress?

Gleich morgens schaut man aufs Handy, auf dem Weg zur Arbeit steht man im Stau oder in der überfüllten U-Bahn, im Büro streikt der Computer, kurzfristig muss man eine Vertretungsstunde übernehmen: Schon der Morgen startet für viele oft hektisch – und dabei hat der Arbeitstag gerade erst richtig begonnen. Situationen, die jeder kennt. „Was sind Ihre fünf nervigsten Stressoren und Zeitfresser?“, fragte Lüdemann die Teilnehmerinnen und Teilnehmer dann auch zu Beginn des Workshops. In einer Schlagwortwolke hielten sie ihre persönlichen Stressoren und Zeitfresser fest - und die zeigt eine große Bandbreite. Familiäre Probleme und Verpflichtungen spielen dabei ebenso eine Rolle wie Krankmeldungen, digitale Überlastung, defekte Geräte, zu wenig Personal, zu große Bürokratie, dauernde Unterbrechungen, Unpünktlichkeit der Kollegen oder die E-Mail-Flut.

Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Blick behalten

Natürlich ist Stress an und für sich etwas Gutes – sorgt in Notsituationen für schnelle Energie und versorgt uns mit Kraft. Dauerstress jedoch nicht, so betonte Lüdemann. Folgen von Dauerstress können etwa Herzrasen, Verdauungsprobleme, Schlafprobleme oder Muskelverspannungen sein. Doch klar sei auch, so Lüdemann: „Die schnelllebige Zeit ist da und die wird nicht mehr langsamer.“ Allerdings gebe es Rüstzeug, um mit Stress und den hohen Anforderungen im Arbeitsleben umgehen zu können. „Ob Azubi oder Chef – mit Selbst- und Stressmanagement, Resilienz und Achtsamkeit kann man viel tun. Gerade vor dem Hintergrund des Mangels an guten Arbeitskräften sollte man sich bewusst sein, dass die Ressource Mensch gut behandelt werden muss. Gesundheit und Sicherheit in der Arbeit sollten Arbeitgeber und Ausbilder immer im Blick behalten. Lüdemann: „Diese sind in den Ausbildungsberufen durch die Standardberufspositionen verpflichtende Vorgaben“.

Sind es vielleicht nicht nur die geforderten Arbeitsaufgaben, die einen stressen, sondern auch die selbst geforderte Arbeitsleitung? Sind hier die eigenen Ansprüche vielleicht zu hoch? Auch darüber lohne es sich nachzudenken. Speziell im Ausbildungsbereich kann Stress zum Beispiel entstehen durch: schwierige Auszubildende, Lehrer- und Ausbildermangel, Nachwuchsgewinnung, neue Inhalte und Methoden oder die Digitalisierung.

Doch wie lässt sich zu viel Stress verhindern?

Bei der Frage, wie sich zu viel Stress verhindern lasse, gab Andy Lüdemann den Teilnehmern diese vier Leitsätze an die Hand:

1. „Ich kümmere mich selbst darum, dass ich mich weiterentwickle, dass ich weiß, was ich zu tun habe und meine Aufgaben im Griff habe – ich betreibe Selbstmanagement.“
2. „Ich nutze die mir zur Verfügung stehende Zeit, so gut ich kann. Mit Zeitmanagement koordiniere ich die knappe Ressource Zeit im Rahmen meines Selbstmanagements.“
3. „Aus viel wird nicht wenig werden und oft ist mehr zu tun als schaffbar ist. Um das in den Griff zu bekommen, versuche ich, mich nicht stressen zu lassen beziehungsweise meine Gelassenheit, meine Reaktion und meine Resilienz zu stärken.
4. „Und um an den richtigen Stellen auch mal zum Durchatmen zu kommen und die Situation neutraler und bewusster zu betrachten, ist es gut, dass ich das Thema Achtsamkeit für mich entdeckt habe.“

Reger Austausch im „World-Café“

Beim anschließenden „World-Café“ wanderten die Teilnehmer mit einer Tasse Kaffee in der Hand zwischen vier World-Café-Tischen hin und her, diskutierten untereinander und tauschten sich zu diesen Themen und Fragen aus:

• Stressoren/Zeitfresser
• Bin ich gut?  Was tue ich selbst?  Wie „füttere“ ich Stress? Wie bekämpfe ich Stress? Welche Möglichkeiten hätte ich?
• Was tut mein Arbeitgeber? Wie unterstützt mein Unternehmen mich gegen Stress? Wie wird Stress gefördert?
• Welche Methoden für Zeitmanagement kenne ich bereits, welche nutze ich?

Die Ergebnisse wurden am jeweiligen „Kaffeetisch“ festgehalten und später der ganzen Gruppe präsentiert.

Prinzipien und Methoden, um besser mit Stress und Zeit umgehen zu können – vom Pomodore-Prinzip bis zur Eisenhower-Matrix

Anschließend stellte Lüdemann den Teilnehmerinnen und Teilnehmern verschiedene Prinzipien und Methoden vor, um künftig besser mit Stress und wenig Zeit umgehen zu können. Darunter das Pomodore-Prinzip und das Pareto-Prinzip. Letzteres besagt, dass man ca. 20 Prozent des Arbeitsaufwands benötigt, um ca. 80 Prozent einer Aufgabe zu erledigen. Für die restlichen 20 Prozent braucht man ca. 80 Prozent des Aufwands. Die Botschaft dahinter: Oft reicht es, eine Aufgabe gut zu erledigen.

Zum Thema Organisieren/Strukturieren lernten die Teilnehmer unter anderem die Eisenhower-Matrix und ABC-Methode kennen. Dafür sollten sie zunächst die Aufgaben, die bei ihnen aktuell anstanden, in einer Matrix nach Dringlichkeit und Wichtigkeit anordnen. Das Ergebnis: Die zunächst angsteinflößende Aufgabenflut erschien den meisten Teilnehmern anschließend nicht mehr so bedrohlich. Denn, so zeigte sich: Nicht alles muss sofort erledigt werden, manches kann delegiert werden, anderes im Kalender notiert und später bearbeitet werden und bei manchen weder wichtigen noch dringenden Aufgaben kann man überlegen, ob man diese überhaupt bearbeiten muss.

Ebenso interessant für den stressigen Arbeitsalltag: das Kanban-Board. Ein agiles Projektmanagement-Tool, mit dem sich die zu erledigenden Aufgaben visualisieren und steuern lassen – mit den verschiedenen Status-Schritten To-do, Doing, Done. Für die Selbststeuerung der Azubis und Lernprozessbegleitung könnten die Betriebe Azubis die „Steuerung“ der Aufgaben übergeben und das Board regelmäßig gemeinsam durchsprechen und anpassen.